ทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น จะทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการ เปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จำไม่สะดวกและเสียเวลา ดังนั้นกิจการจะบันทึกรายการค้าในสมุดบันทึกรายวันทั่วไป ก่อน จากนั้นก็จะจำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ โดยผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภท ตามหลักบัญชีคู่ ทำให้กิจการสามารถนำข้อมูลมาจัดทำงบการเงิน รายงานทางการเงินได้สะดวกและรวดเร็วดังนั้นความสำคัญของบัญชีแยกประเภท สรุปดังนี้ |
| 1.จำแนกรายการค้าออกเป็นหมวดหมู่ |
| 2.ค้นหาและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย |
| 3.ไม่ต้องจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้น |
| 4.สะดวกในการหายอดคงเหลือและจัดทำงบและรายงานต่าง ๆ เช่น งบทดลอง กระดาษทำการ เป็นต้น |
| 5.ใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง |
สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger) แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ |
| 1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดที่รวบรวมหรือคุมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ซึ่งใช้บันทึก การเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ (ทุน) ต่อจากการบันทึกลงในสมุดรายวันทั่วไป ได้แก่ บัญชีแยกประเภท สินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีอาคาร เป็นต้น บัญชีแยก ประเภทหนี้สิน เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ บัญชีเจ้าหนี้อื่น ๆ เป็นต้น บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ เช่น บัญชีทุน บัญชีรายได้ (Income) บัญชีค่าใช้จ่าย (expense) และบัญชีถอนใช้ส่วนตัว |
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นที่รวบรวมของบัญชีแยกประเภทย่อยของบัญชีคุมยอด (Controlling Accounts) ในสมุดแยกประเภททั่วไป เช่น สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้รายตัว บัญชีเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งยอดรวมของบัญชีแยกประเภท รายตัวทั้งหมดจะเท่ากับยอดรวมในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| รูปแบบของบัญชีแยกประเภท ที่นิยมใช้กันทั่วไปมี 2 แบบ |
1. แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) มีลักษณะคล้ายตัวอักษรภาษาอังกฤษ คือตัว T ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน ทางด้านซ้ายมือคือด้านลูกหนี้หรือเดบิต (Debit) ทางด้านขวามือคือด้านเจ้าหนี้หรือด้านเครดิต (Credit) |
|
2. แบบบัญชีแยกประเภทย่อย (แบบแสดงยอดดุล) มีลักษณะคล้ายกับรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไป แต่มีช่องยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นมา เพื่อแสดงรายการคงเหลือทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการและเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือ |
|
|
การผ่านรายการ (Posting) หมายถึง การนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง ตามลักษณะรายการค้าที่บันทึกไว้ ในสมุดขั้นต้นเมื่อผ่านรายการเสร็จแล้วต้องอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่บันทึกไว้ใน
บัญชีแยกประเภทเป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทใด หน้าบัญชีใด และรายการในสมุดขั้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไร
|
การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
2. การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย
3.1 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
3.3 ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)” |
|
|
|
| การผ่านรายการค้าไปบัญชีแยกประเภท ดังนี้ |
ตัวอย่างที่ 1 วันที่ 1 มกราคม 2552 นาย ก. นำเงินสดมาลงทุนในร้านซ่อมเครื่องใช้ไฟฟ้า 80,000 บาท |
|
|
| การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป |
|
| 1. เมื่อวิเคราะห์รายการค้าแล้ว เราก็จะนำมาบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป โดยยังไม่ต้องใส่เลขที่บัญชี นะครับ.... จากนั้นเราก็ |
| 2. ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท โดย กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อยใส่เลขที่บัญชีให้ถูกต้องตรงหมวดบัญชี การเขียนในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชี ตรงกันข้าม และยอดเงินตามที่ปรากฏในช่องเดบิต หรือเครดิต ของบัญชี การใส่หน้าบัญชีให้ดูตามรายการว่านำมาจากรายการค้าที่อยู่หน้าบัญชีใด |
|
มาดูการผ่านแยกประเภทกัน |
|
|
| 3. จากนั้นไปใส่ เลขที่บัญชีในสมุดรายวันให้ถูกต้อง |
........ต่อมาในวันที่ 5 มกราคม 2552 นาย ก. กู้เงินจากธนาคารกรุงไทย 50,000 บาท มาใช้ในกิจการ |
|
| การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป |
|
|
|
......เมื่อวันที่ 10 มกราคม 2552 ซื้อรถยนต์จากบริษัท โตโยต้า มาใช้ในกิจการราคา 680,000 บาทจ่ายเงินสดทันที 200,000 บาท ที่เหลือขอชำระในภายหลัง |
|
การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป |
|
การผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท |
|
|
|
|
